タスク管理では、プロジェクトごとにタスクを足し、状態・優先度・担当・期限を決めて進めます。同じ組織のメンバーが変えた内容は、開いている全員の画面にすぐ映ります。
はじめる前に
- 組織のオーナーか管理者が、サービス「タスク管理」を追加しておきます（左端の「その他」から「サービスを追加」を開き、タスク管理の「追加」を押します）。追加すると、左端のアイコン列に「タスク」が出ます。
- 組織の専用の保存領域（組織ごとに分けたデータベース）を使います。タスク管理を追加すると自動で用意し、1 分ほどで使えるようになります（そのあいだは「専用の保存領域を用意しています」と出て、できると画面がそのまま切り替わります）。「用意できませんでした」と出たときは、オーナーか管理者が「やり直す」を押します。自動で用意できるのは 1 人 3 組織までです。それより多く使うときや、やり直しても使えないときは、サポートにお問い合わせください。
- プロジェクトやタスクを作る・変えるのは、メンバー以上の役割の人です。閲覧のみの人は、見るだけです。プロジェクトを削除できるのは、オーナー・管理者です。
はじめてタスク管理を開くと、muku が画面の使い方を案内します。もう一度見たいときは、「自分のタスク」の「タスクを追加」の横にある muku のアイコン（使い方の案内）を押します。muku に「タスク管理を案内して」と頼んでも案内します。
1. プロジェクトを作る
- 左のナビの「プロジェクト」の横の「＋」を押します。
- 名前を入れて、色を選びます。
- 「作成」を押します。
タスクは「WEB-12」のように、プロジェクトの略号と通し番号で呼びます。略号は名前から自動で作ります。略号・説明・セクション（「デザイン」「実装」のようなまとまり）は、プロジェクトの「…」の「プロジェクトを編集」で変えられます。
使い終わったプロジェクトは、「…」の「しまう」で一覧から外せます。しまったプロジェクトのタスクは見られますが、足せません。
2. タスクを足す
- 「タスクを追加」を押します。
- 題を入れます。説明も書けます。
- 状態・優先度・担当・期限の札を、要るものだけ押して選びます。
- 題の欄で Enter を押すと足せます（説明の欄では ⌘ / Ctrl + Enter）。
「続けて追加」をオンにすると、足したあとも開いたままになり、続けて題を入れられます。一覧のまとまりの下や、表のいちばん下の行でも、題だけを入れて Enter で足せます。
| 項目 | 選べるもの |
|---|---|
| 状態 | 未着手・着手前・進行中・確認中・保留・完了・中止 |
| 優先度 | 緊急・高・中・低・なし |
| 担当 | メンバー・チーム（何人でも入れられます） |
| 日付 | 始める日と期限 |
タスクを押すと、右に詳しい内容が開きます。題・説明・札をその場で変え、小さなタスク（1 段まで）やコメントを足せます。
3. 表示を切り替える
画面の右上で表示を切り替えます。最後に選んだ表示は、プロジェクトごとに覚えます。
| 表示 | 中身 |
|---|---|
| 一覧 | セクションか状態でまとめて並べます |
| かんばん | 状態・セクション・優先度で列に分けます。カードを別の列に動かすと、その値に変わります |
| 表 | 左に題、右に項目を並べます。見出しを押すとその項目で並べ替え、マスの値はその場で変えられます |
| ガント | 始める日から期限までを棒で出します。棒を動かすと日付が変わります |
| カレンダー | 月の予定として出します。動かすと日付が変わります |
プロジェクトの画面の「担当で絞り込む」で、自分（自分のチームを含む）・チーム・メンバーごとに絞り込めます。
4. 出す項目を選ぶ・項目を足す
一覧・かんばん・表の右上の「表示」で、その表示に出す項目と順を決めます。
- 「表示」を押します。
- 目のボタンで項目を出す・隠すを切り替えます。
- 上下の矢印で順を変えます。「既定に戻す」で初めの形に戻ります。
決めた項目と順はプロジェクトに残り、そのプロジェクトを開く全員に同じように出ます。変えられるのはメンバー以上の人です。
予算・工程・URL のような項目は、自分で足せます。
- 「表示」の「項目を足す・変える」を押します。
- 項目の名前を入れ、種類を選びます。種類は、テキスト・数値・選択・複数選択・日付・チェック・URL です。
- 選択・複数選択では、選択肢を足します（色は選べます）。
- 「項目を足す」を押します。
足した項目の値は、タスクの詳しい内容か表のマスで入れます。選択肢を消すと、その値はタスクから外れます。項目を消すと、すべてのタスクからその値が消えます（元に戻せません）。1 つのプロジェクトに 30 個まで足せます。
5. 画像や書類を添付する
タスクの詳しい内容の「添付ファイル」で、ファイルを付けます。
- 「ファイルを追加」を押してファイルを選びます。
- ファイルを「添付ファイル」の欄にドラッグしても付けられます。
- 詳しい内容を開いているあいだに画像を貼り付ける（⌘ / Ctrl + V）と、その画像を付けます。
付けられるのは、画像（PNG・JPEG・WebP・GIF・HEIC）、PDF、Word・Excel・PowerPoint、Pages・Numbers・Keynote、テキスト・CSV・Markdown・JSON、ZIP、動画（MP4・MOV）、音声（MP3・M4A）です。1 つ 25 MB まで、1 つのタスクに 30 個までです。
PNG・JPEG・WebP・GIF の画像は小さな絵で並び、押すと元の大きさで開きます。ほかのファイルは、押すとダウンロードします。付けたファイルを外せるのは、付けた本人とオーナー・管理者です。外したファイルは元に戻せません。タスクやプロジェクトを削除すると、付いていたファイルも消えます。
6. 自分のタスクとお知らせ
左のナビの「自分のタスク」に、自分が担当のタスクと、自分のいるチームが担当のタスクが、プロジェクトをまたいで並びます。一覧では、期限切れ・今日・7 日以内・それより先・期限なしに分けて並びます。
担当に入ったときと、期限の前日の朝（日本時間の 9 時ごろ）に、メールで知らせます。自分で自分を担当に入れたときは知らせません。